«تعليم أبوظبي» تلزم المدارس بحفظ سجلات الخريجين لأجل غير مسمى - الهلال الإخباري

أكَّدت دائرة التعليم والمعرفة في أبوظبي أنه يجب على المدارس الخاصة الاحتفاظ بسجلات الطلبة الخريجين إلى إجل غير مسمى وسجلات الطلبة الآخرين لمدة لا تقل عن 5 سنوات بعد مغادرة الطالب للمدرسة ويفضل أن يتم الاحتفاظ بها في الأرشيف الإلكتروني على أن تتضمن «التسجيل، الإنجازات الأكاديمية، الحضور اليومي، سجلات الانضباط الأخرى».

وأوضحت الدائرة، في سياسة المدارس بشأن السجلات، التي حصلت «الخليج» على نسخة منها، ودخلت حيز التنفيذ مع بداية العام الدراسي الحالي، على أن تكون جميع المدارس متوافقة مع هذه السياسة بحلول الفصل الدراسي الأول من العام الدراسي 2025 2026، أنه يعد إنشاء سجلات واضحة وكاملة ودقيقة ومحدثة والمحافظة عليها أمراً ضرورياً لتمكين المدرسة من أداء وظائفها بفعالية، ويلزم القانون المدارس في الإمارات عند معالجة وتخزين السجلات التي تتضمن بيانات شخصية بضرورة الامتثال للقوانين المتعلقة بحماية البيانات.

تصريح من ولي الأمر

وذكرت أنه عندما ينتقل الطلبة بين المدارس داخل الإمارات أو خارجها، يجب على المدارس نقل وضمان استلام السجلات الأساسية لمعلومات الطلبة حول التقدم الأكاديمي والإنجازات وشهادات النقل وغيرها من الوثائق استجابةً لطلب ولي الأمر ويجب على المدارس الحصول على تصريح من ولي الأمر لنقل معلومات الطالب إلى أي طرف ثالث، وفي حال إغلاق المدرسة يجب على المدارس تقديم خطة واضحة للدائرة في ما يتعلق بحفظ السجلات أو نقلها بما يتماشى مع سياسات الدائرة في حال إغلاق المدرسة.

وأوضحت أنه يجب على المدارس إنشاء سجلات طبية فردية مفصلة للطلبة ومحدثة وسرية والحفاظ عليها ويجب على الممرض في المدرسة إنشاء سجل للطلبة الجدد المسجلين في رياض الأطفال أو الصف الأول/السنة الثانية وللطلبة المنتقلين من مدارس أخرى لا توفر خدمات صحية مدرسية (على سبيل المثال الطلبة المنتقلين من مدرسة خارج الإمارات)، كما يجب على المدارس السماح لأولياء الأمور بالوصول إلى سجلات أطفالهم بناءً على طلب منهم، في الوقت ذاته، يجب على المدارس عدم نسخ أو إزالة سجلات الطلبة من عيادة المدرسة، كما يجب على المدارس الحصول على الموافقات اللازمة من دائرة الصحة وأولياء الأمور وكذلك إخطار الدائرة في شأن كل ما يتعلق بمشاركة سجلات الطلبة الطبية بناء على أي طلبات خارجية ويجب على المدارس التأكد من أن معلمي ومدربي التربية الرياضية بالمدرسة يمكنهم الوصول إلى السجلات الطبية للطلبة للاطلاع على الحالات الطبية الفردية والتي يمكن أن تؤثر في رياضاتهم المدرسية وليتمكنوا من التعامل مع أي حوادث قد تظهر. وأشارت إلى أنه يجب على المدارس الاحتفاظ بسجلات واضحة ودقيقة ومحدثة ومفصلة بما فيه الكفاية عن المدرسة والأشخاص المعنيين لإدارة الشؤون الإدارية والعمليات وشؤون الطلبة والحوكمة بفعالية، ويجب على المدارس وضع وتنفيذ سياسة السجلات المدرسية الخاصة بها للحفاظ على سجلاتها بشكل فعال، بما يتماشى مع احتياجات المدرسة وسياسات دائرة التعليم والمعرفة والمتطلبات التنظيمية الأخرى، يجب أن تشتمل السياسة على 11 عنصراً أساسياً منها: أنواع السجلات التي تحتفظ بها المدرسة، مبررات وأسباب جمع البيانات وتخزين السجلات، موارد (مصادر) إدارة السجلات (مثل الأنظمة الرقمية كالأقراص الصلبة أو اشتراكات الحوسبة السحابية أو الأنظمة المادية مثل المستودعات)، طرق تخزين أنواع مختلفة من السجلات، أدوار ومسؤوليات الموظفين، خطة حماية البيانات، إجراءات التخلص من السجلات، إجراءات نقل سجلات الطلبة في حالات الانتقال من المدرسة، حفظ السجلات ونقلها في حال إغلاق المدرسة.

آليات تخزين السجلات

وأكدت أنه يجب على المدارس وضع وتنفيذ خطة حماية البيانات الخاصة بها بما يتوافق مع المرسوم بقانون اتحادي رقم (45) لعام 2021 بشأن حماية البيانات الشخصية.

وأشارت سياسة السجلات إلى أنه يجب على المدارس وضع وتنفيذ آليات لتخزين سجلات المدرسة والتخلص منها بشكل مضمون وآمن ومستدام بيئياً ويجب على المدارس وضع وتطبيق آليات تخزين آمنة لا يمكن الوصول إليها إلا للموظفين المصرح لهم وتوفير الظروف البيئية المناسبة لحفظ السجلات (كنسخة ورقية أو إلكترونية) ويجب على المدارس تحديد الحد الأدنى والحد الأقصى لمدة تخزين السجلات المختلفة والالتزام بها ويجب على المدارس تحديد وتنفيذ عمليات التخلص من السجلات.