نظّمت الأمانة العامة للمجلس التنفيذي لإمارة الشارقة، عبر إدارة التطوير الحكومي، ورشة «تصميم وتطوير إجراءات إحالة الحالات بين الجهات الحكومية»، بمشاركة رؤساء ومديري عدد من الجهات والدوائر الحكومية في الإمارة، لتطوير الإجراءات الداخلية ووضع نظام موحد لإدارة وتحويل الحالات الاجتماعية، بسلاسة وفاعلية تتيح الربط المباشر بين الجهات بما يعزز تكامل الأدوار، وصولاً إلى سرعة الاستجابة ودقة التنسيق.
سلسة ورش
وتأتي هذه الورشة ضمن سلسة ورش تنظمها الأمانة العامة في إطار مشروع «برنامج الشارقة لتحسين تجربة المتعامل» الذي يستهدف تطوير الخدمات في جميع الجهات الحكومية، لتسهيل الإجراءات، وتقديم خدمات فعالة وسلسلة بما يعزّز جودة الحياة في الإمارة.
واستمرت الورشة أسبوعين بمشاركة 9 جهات، وهي الخدمات الاجتماعية، والقضاء (مركز الإصلاح الأسري)، والقيادة العامة لشرطة الشارقة، وشؤون الضواحي، والإسكان، والموارد البشرية، والدائرة الرقمية، وإدارة التنمية الأسرية، وجمعية الشارقة الخيرية، ومشاركة 30 موظفاً.
حيث ركزت الورشة على تحليل واقع الإجراءات الحالية ضمن منهجيات عملية لرصد التحديات التي يواجهها المستخدم بدراسة الفئات المستفيدة ومراجعة التجربة الميدانية عند إنجاز المعاملات وتحليل البيانات، وصولاً إلى وضع تصورات تطويرية تستند إلى مقارنات معيارية وبناء نماذج أولية لتجربة الخدمة.
نظام رقمي موحد
تطرقت الورشة إلى أبرز التحديات التي تعوق سلاسة الخدمات، من بينها تكرار تقديم المستندات لجهات عدة، وطول مدة إنجاز بعض الطلبات، وغياب آليات واضحة لتتبع الحالات أو معرفة الإطار الزمني المتوقع لاستكمالها بين الجهات الحكومية.
واستعرضت تصوراً مستقبلياً لنظام رقمي موحد يتيح تحويل الحالات الاجتماعية إلكترونياً بين الجهات المعنية يسهم في تعزيز التكامل بينها وبما يضمن تجربة واضحة وسلسة للمتعامل تساعده على تقديم الطلب للجهات المناسبة.
أداة تفاعلية
ويتضمن النظام أداة تفاعلية ذكية تساعد المستخدم على تحديد الجهة المناسبة بناء على مجموعة من الأسئلة الإرشادية المتخصصة، بما يضمن تجربة واضحة وسلسة تساعده على تقديم الطلب للجهة المناسبة، ويقلل الإحالات الخطأ وتجنّب الجهة تكرار دراسة الحالة لتعزيز كفاءة الخدمة وسهولة الوصول إليها.
ويشمل النظام مجموعة متكاملة من الأدوات الرقمية مثل: تسجيل الدخول عبر الهوية الرقمية، والبحث الذكي عن الجهات والخدمات، وتقديم طلبات الإحالة إلكترونياً مع توثيق كامل للخطوات، وتوفير ميزة طلب معلومات من جهة أخرى، ولوحة لمتابعة وتصنيف الطلبات، وبوابة لعرض البيانات الاجتماعية لتسهيل عملية دراسة الحالة واتخاذ القرار.
حضر العرض في اليوم الختامي للورشة التي عقدت أخيراً في متحف الشارقة للآثار عدد من مديري الإدارات والمسؤولين في الشارقة.